Personal Kanban – oder wenn die ToDo Liste explodiert

Wenn man agile Arbeitsmethoden wie Personal Kanban im beruflichen Alltag anwendet, werden sie schnell sehen das sie die wesentlichen Aufgaben nicht mehr aus dem Auge verlieren. Personal Kanban hilft dabei, trotz der Aufgabenflut des Tagesgeschäftes den Fokus zu behalten.

Das Thema Kanban – japanische Bezeichnung für Signalkarte -ist ja nichts Neues. Die Systematik von Kanban wurde schon vor vielen Jahrzehnten bei  Toyota entwickelt. Es sollte die Fertigung bzw. die Fertigungsplanung vereinfachen, den Materialverbrauch steuern um die Kosten dadurch zu senken.
Da das Kanban-System sehr einfach und flexibel ist, wurde die Systematik im Laufe der Jahre auch für weitere Branchen adaptiert. In der agilen Softwareentwicklung ist Kanban heute schon, neben Scrum, fast ein Standard geworden. In der Steuerung von Projekten und bei Marketingkampagnen leistet Kanban auch sehr gute Dienste.

Kurze Einführung

Als Arbeitsinstrument im persönlichen (Arbeits-)Alltag kommt Kanban auch immer häufiger zum Einsatz. Unter dem Titel Personal Kanban löst das System die alt daher gebrachte ToDo Liste langsam ab. Vor rund fünf Jahren bin ich das erste mal mit Personal Kanban in Kontakt gekommen. Meinen täglichen Arbeitsaufwand in flachen ToDo Listen zu organisieren brachte mich „an den Rand des Wahnsinns“. Kaum zwei Aufgaben abgearbeitet, waren schon drei Neue auf der Liste gestanden. Hier einen Überblick der Prioritäten und des Fortschritts zu behalten war irgendwann nicht mehr möglich. So ging ich auf die Suche nach alternative Methoden meinen Arbeitsalltag neu zu organisieren. Ich stoß auf einen Artikel von Jim Benson, der als Entwickler von Personal Kanban gilt, und war sofort von der Methodik angetan. Ein gutes , kurzweiliges Buch mit dem Titel „Personal Kanban“ von Jim Benson half mir 2012 beim Einstieg. 2013 ist das Buch im dpunkt Verlag auch in deutsch erschienen.

Wie funktioniert nun Personal Kanban?

Die einzelnen Aufgaben werden auf einem Kanban-Board visualisiert. Jede Aufgabe bekommt eine eigene Karte. Der Grundaufbau des Boards besteht aus drei Spalten, welche drei Prozessabschnitte darstellen. Die linke Spalte ist das sog. Backlog in welche alle zu erledigenden Aufgaben abgelegt werden. Die mittlere, zweite Spalte beinhaltet die aktuellen Aufgaben welche gerade bearbeitet werden. Alle erledigten Aufgaben kommen in die dritte Spalte auf der rechten Seite.
Im laufe der Zeit und mit den ersten Erfahrungen, kann und wird sich das Kanban-Board bei jedem persönlich weiterentwickeln. Es kommen vielleicht Spalten zur Vorplanung, für Aufgaben welche im „Warten-Modus“ stehen, Spalten für Teammitglieder oder eine Fastlane für Prio-Themen. Deshalb gibt es nicht das EINE Kanban-Board.

Eine wichtige Richtlinie im Personal-Kanban ist die künstliche Beschränkung der parallel zu bearbeitenden Aufgaben. Damit ist gemeint das die mittlere Spalte mit den aktuell bearbeiteten Aufgaben eine Beschränkung von 3-4 Karten bekommt. Dies hilft den Überblick zu behalten und sich selbst nicht in zu vielen Aufgaben zu verstricken. Jim Benson gibt in seinem Buch dafür ein super plausibles Beispiel. Indem er seinem Hund Leckerlis zu wirft. Ab sechs Leckerlis, die gleichzeitig geworfen werden, schaut der Hund nur noch zu und versucht erst gar nicht ein Stückchen zu fangen.
Wie sie jetzt starten ist einfach.

Schnellstart

Es gibt mittlerweile viele Software-Tools, welche Personal Kanban unterstützen. Zum starten empfehle ich aber noch den „Analog-Weg“ um ein besseres Verständnis zu gewinnen. Nehmen Sie als Kanban Board ein Whiteboard, eine Pinnwand oder einfach einen Karton, oder oder oder. Starten Sie erstmal mit den drei Spalten. Beschriftung kann mit „offene Aufgaben“, „in Arbeit“ und „Erledigt“ erfolgen. Für die Aufgaben-Karten verwendet man einfach Post-It’s. Farbige Post-It’s helfen dann auch noch um Themengebiete zu gruppieren. Und dann geht’s los.

Schlusswort

Zum Schluss will ich hier noch ein Video von Jim Benson posten. In diesem Film erklärt er kurz und knapp die Funktionsweise von Personal-Kanban:

Das verändern und umstellen von lieb gewonnen Arbeitsabläufe braucht hohe Disziplin und fällt am Anfang bestimmt nicht einfach. In diesem Sinne #einfachDURCHHALTEN … Personal-Kanban begleitet mich nun schon viele Jahre und ich möchte es nicht mehr missen.

Digital Manager | Informatiker | Marketing Expert |

Der digitale Einfluss auf mein privat Leben und das Arbeitsumfeld begeistert mich jeden Tag aufs Neue. Als Technik Nerd und Social Media Evangelist bezeichne ich mich selbst als pre early Adopter. Als Digital Manager mit jahrelangen Erfahrungen als Projektmanager im Bereich Informatiker und Online-Marketing unterstützen dabei (nicht nur technische) Hintergründe und Zusammenhänge zu verstehen und zu bewerten.

One thought on “Personal Kanban – oder wenn die ToDo Liste explodiert

  1. Pingback: Buchvorstellung >Personal Kanban< von Jim Benson / Tonianne DeMaria Barry | einfach sagen

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